Savez-vous écrire courriel ou e-mail?

Le courrier électronique est appelé e-mail dans le monde entier. Courriel, employé par les Québécois, a été adopté par la Délégation générale  à la langue française en juin  2003. Malgré cet effort, le terme le plus utilisé en France reste l’original anglais : e-mail.

Autour du message

Le e-mail comporte plusieurs parties distinctes. Chacune d’elles doit être rédigée avec attention.

Adresse. Une adresse e-mail se présente toujours sous la forme : du rand@la rousse.fr.

• durand : est le nom ou le pseudonyme du destinataire.
• @ : l’arobase est le caractère qui sépare les deux parties de l’adresse électronique.
• larousse.fr : est le nom du domaine. Il comprend le nom de l’entreprise (larousse) ou de l’institution, suivi d’une abréviation (fr) caractérisant un pays ou la nature du serveur, par exemple : .com pour commercial.

Attention, une seule faute dans l’orthographe de l’adresse et le courrier n’arrivera pas au destinataire.

Sujet. Il faut toujours inscrire un sujet, ou objet. C’est le premier élément lu par votre correspondant. Il est donc important d’apporter un soin particulier à sa rédaction. Le sujet doit être  clair et il faut éviter les généralités comme: « Information ». Il doit être court, car la plupart des logiciels coupent au-delà de trente caractères. Donc soyez précis et concis.

Signature. Dans le cadre professionnel, en bas de votre message, vous pouvez à la suite de votre nom donner les informations suivantes :

• fonction ou titre ;
• nom de la société ;
• adresse du site Internet ;
• adresse postale ;
• numéro de téléphone ;
• numéro de fax.

Pour les e-mails privés, écrivez votre prénom suivi de votre nom, ou seulement votre prénom, voire votre pseudonyme en fonction des rapports avec votre correspondant.

Dans les deux cas, il est possible de définir sa signature dans votre logiciel de courrier, ainsi elle s’ajoutera automatiquement à chaque message.

Rédiger un e-mail

Le e-mail est le symbole de l’instantané : à peine écrit, déjà envoyé. Cependant, il faut prendre le temps de bien le rédiger et d’éviter les fautes d’orthographe et de grammaire.

Commencer. Un e-mail commence, comme toute autre correspondance. par une formule du type : « Monsieur « ou «Cher Monsieur ». Mais il peut également, en fonction de vos rapports avec votre interlocuteur, démarrer par un simple : «Bonjour ».

Écrire. Le ton d’un e-mail est moins formel que celui d’une lettre. Le style doit être concis, avec des phrases simples : sujet, verbe, complément. Si vous voulez maîtriser la présentation, ne dépassez pas les soixante-dix caractères par ligne. Votre message risque sinon d’avoir, selon le logiciel utilisé par le destinataire, des retours à la ligne disgracieux. Enfin, n’écrivez pas de mots tout en majuscules, cela indique que l’on crie son propos.

Terminer. N’oubliez pas de finir par une formule de politesse. Les usages sont moins stricts que pour une lettre traditionnelle. Un simple « Bien cordialement » ou «Amicalement» remplacera le « Veuillez agréer… » que l’on réservera seulement aux courriels les plus officiels.

Vérifier. Un e-mail doit toujours être relu avant l’envoi. Vous pouvez employer les correcteurs d’orthographe des logiciels. Cependant, ils sont surtout performants pour les mots mal orthographiés, mais leurs capacités d’analyse de la grammaire restent faibles.